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文件如何分类

作文 > :文件如何分类是由173资源网(www.mwopus.com)为您精心收集,如果觉得好,请把这篇文章复制到您的博客或告诉您的朋友,以下是文件如何分类的正文:

文件如何分类一:文件分类方法(转)


你的文件分类方法
某互联网公司技术经理,其文件第一层主要分为:个人、工作、学习、工具,在工作文件夹下面根据工作类型分为项目、日常、管理。因为该技术经理的主要工作是围绕项目展开,所以项目下面再根据项目名称进行分类;除项目工如图作外,还有日常性的工作,例如服务器维护、内容管理系统维护等内容,管理是该技术经理在公司的另一个角色,涵盖了制度、流程、考核等内容。当然在个人、学习、工具文件夹下面都有相应的再分类。
个人文件命名体系
谈到文件命名,你可能会有疑问,这谁不会啊!是的,好像谁都会,可是有几个人能做到科学地命名呢?通常是随便起个名字,就存到某个地方去了,结果造成想找到的时候变得非常困难。当有一个公司人想寻找公司ERP系统的项目总结报告时,他用“项目总结报告”去搜索,找出了数百个以“项目总结报告”命名的文件。到底哪个是ERP系统项目的总结报告呢?他需要一个个地打开这些文件夹去确定,这就是因为没有采取合适的命名造成的问题。
在这个提倡合作的年代,一个非常普遍的现象是:一份文档往往要经过多人修改,最后发送出去的应该是最终修改稿,而实际情况是,经常发送出去的是其中的某个中间稿,甚至是初稿,这样的结果,轻则会 导致重复劳动、工作效率低下,严重的甚至会泄漏商业秘密,造成不应有的损失。
文件的命名工作是一项基础性的工作,简单但不容易坚持,如果能长期坚持下去就可以明显地提升工作效率。文件命名工作的前提是要确定命名的方法和规则,要根据你的工作类型和习惯确定。
下面我们来分享一下某家公司的命名规则:
公司文档命名规则:公司简称-纬度-文档名-日期-版本号,如:KMC-咨询-质量控制-20090318-1.5,意思是KMC公司咨询业务单元质量控制文件,定稿于2009年3月18日,版本为1.5.
公司项目命名规则:年-项目号-客户号-项目名-日期-版本号,如:2009-006-上海世博会组委会-国外市场拓展项目媒体组织-20090416-1.0,意思是该公司2009年第六个项目,上海世博会组委会的海外市场拓展媒体组织,定稿于2009年4月16日,版本号为1.0.
与公司文件命名相比,在个人文件的命名上,可以更简单一些。除了要给自己的工作文件命名,每个人都会从不同的渠道(网上下载、朋友间的共享)得到不少文件,根据文件类型不同采用不同的命名方法。对于工作需要的文件,如果公司有命名规则就按照公司的规则执行,如果公司没有命名规则就根据自己的规则执行。对于自己收集的文件,则要根据自己的文件命名规则执行。
某出版社编辑对下载的文件,按照一下的方式命名:“标题-机构(或者作者)-分类-类型”,例如他下载的德勒公司演示文稿的模板,是一个ppt文件,他的命名方式是“ppt模板-德勒-个人工具-ppt”,从分类方法上看,他是将ppt模板作为个人的工具,文件的类型为ppt.
以上的方法其实都很简单,你只需要花两个小时的时间对于自己经常接触和使用的文件进行简单的分析,就可以规划处你的文件夹层次,制定出适合自己的命名规则,而难度仅仅在于如何能坚持下来。在日常工作中对文件进行命名,这看起来比较烦琐,但如果长期上看,这是最有效率的文件管理方式。
举个例子说明,很多人从网络上下载许多mp3的歌曲,但由于互联网上的歌曲大部分是根据文件上传的时间自动命名的,所以根本看不出到底是什么歌曲和内容。例如笔者在百度上搜索罗大佑《光阴的故事》,在下载后文件名是323823c416d44cee9bf65b4baf1c77b3.mp3,估计直接保存后没有人能看明白这是什么歌曲,这个时候我就将它的名字修改成“光阴的故事-罗大佑-mp3.mp3”,加上mp3文件后缀的目的是我要区分这是什么类型的文件,是一个mp3文件还是一个《光阴的故事》的歌词。当然你也可以用文件名的后缀去区分,但从方便使用的角度说,前者效率更高。
请一定要记住,在你下载文件或者新建文件时,不要只图方便,否则你今天的一时方便会带来明天使用时无穷无尽的麻烦,所以请勤快一些,这对于个人知识保存来说极其重要。
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一、在头脑里把文件的出处(含文件字头和编号等)、用处、保管期限等简单过一下。然后用一小本子记下来。二、按照文件出处分类。这样找起来也方便一些。若某些文件有补充的材料也一并归入该文件之中。三、按照文件的用处分类,这种分类方法呢不太恰当,因为你在工作中一般情况下不可能只想到某个人的工作去向之后再去找相关的文件吧,所以我建议不是特别重要的文件的话,完全不必采取这种分类方法。四、按保管期限分类。这也是一种不太适合你现在工作的文件分类方法。这种方法一般用在涉及国家机密的文件分类方面。
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ps:大量文件移动后会产生大量的磁盘碎片,最好碎片整理一下。 ===================================================================================
如何有效地将电脑中的文件资料归类存储?
管理好电脑文件... 3
如何管理电脑文件... 5
如何整理电脑中的文件... 7
如何将电脑中的文件归类... 9
如何有条不紊的整理电脑中的资料... 11
如何有条不紊地整理电脑资料?... 14
文件分类的技术(翻译的下文)... 16
·      节约时间... 16
·      有效管理信息... 17
·      高效的文件管理方法... 17
电脑文件整理的招数(这个是采用软件管理方式—不推荐!)... 18
 
如何有效地将电脑中的文件资料归类存储?
作者 netfairy来源:edu.710071.cn/viewthread.php?tid=3322有不少人虽然会使用电脑,但是自己电脑中的文件,特别是自己编写的程序,报告等等存放有很大的随意性。时间长了想找到自己的文件,确实比较困难。再有,重装系统时容易丢失以往的数据和文件。所以无论是本科生还是研究生养成一个良好的个人文件管理习惯是非常有必要的。这也是一种能力的培养,一种做研究,做学问的素养。简单的一个建议不要在C盘上存放重要的个人文件。在自己电脑的 D  或者E等盘上建立一个个人文件夹,比如  “李四”  LISI 和自己相关的文件,自己写的文件都存放在这里。在这个目录下建立一些子目录。例如d:\李四\毕业设计\学习资料\照片\邮件foxmail\QQ记录\个人简历\研究项目\竞赛项目\......在这些子目录下还可以建立 子目录比如学习资料 下可以建立 \英语资料\数字信号处理\图像处理\矩阵论等等个人简历目录下\简历\证书等等照片  下可以建立\2009元旦聚会\2009国庆华山游\2010毕业纪念随着时间的推移,你的个人目录会越来越大,但始终很有序,你可以很快找到你的文件同时记得,不断备份 “李四”这个目录。其他的 文件你可以建立  software   music   movie等等目录,但这些东西都不要存在你自己的个人文件目录下。永远记住只有你自己创建的文件,是独一无二的。网上无法下载回来的。  自己做的文件是最珍贵的。重装系统时,注意备份C盘上的文件,特别是windows 桌面上的文件。后面几个帖子是 其他人写的如何管理个人文件的文章,可以参考一下。来源 电子工程社区 edu.710071.cn/viewthread.php?tid=3322
 
管理好电脑文件
这一讲座讲的是怎么样管理好你电脑里的各类文件,在讲的时候,大家可以想想目前自己电脑里的各类文件是处于怎么样的保存状态。    我和许多网友见过面,看过他们的电脑,有一些是管理有序的,更多的是随心所欲地保存各类文件。这是个人的一种习惯,本来这讲可以不讲,但是对于以后我们要讲的下载安装来说,这又是必讲的一个习惯问题,所以还是作为一个题目和大家一起探讨一下,怎么样管理好自己电脑里的文件。    我们的电脑硬盘都分了几个分区盘,除了C盘是系统盘外,还有其他盘,大多数的是4分区设置,硬盘里保存的文件有软件安装文件,文档文件,图片文件,视频文件,教材文件,网页文件等这几类文件,这一些文件其实可以分类保存,按不同类型分部保存在不同的硬盘分区和不同的文件夹,这样你这寻找某一个文件时候就可以非常迅速地找到打开。    硬盘我们把它当一棵树,分区就是大的枝桠,分区里的各个文件夹就像分枝,文件夹里内嵌的文件夹就是小枝桠,文件夹里的文件我们比喻是树叶,同样可以把它当城市-街道-路-小区-某一个单元-某一个房间,这样去理解就容易明白一点了,某一个文件所在的地方就是分区\文件夹\子文件夹\文件名,路径就是包含了这一些元素,找文件和安装软件都离不开这个路径,这个文件所在地地址就是由分区,文件夹,子文件夹,文件名组成。    管理文件就是先定位硬盘分区的保存功能,除了C盘默认为是系统盘和我的文档所在的盘外,其余硬盘分区是可以自定义它的功能,(我的文档当然也可以给它自定义到其他盘里去,这就需要你自己设置,在硬盘空间宽余的情况下就没有必要再移动它)。    C盘我们都知道是系统所在的硬盘分区,在文件的存放时候尽可能不要把文件保存在C盘里,系统盘是需要有一定的运行空间,当c盘空间少于一定的时候,操作系统会警告你,是不是可以把不必要保存在系统盘里的东西移走或者删除,并且系统不给你运行。在我的文档里有图片收藏和我的音乐这二个特殊文件夹,许多朋友就利用这二个文件夹来保存图片文件和音乐文件,这倒不是不可以,我们知道图片文件和音乐文件所占的硬盘空间要比其他文件大许多,没处理过的照片文件,假如是1280X960象素的话,文件在300-500K,MP3的音乐文件基本是播放时间为1分钟的就有1.1-1.2M,当你把这一些文件保存在这二个文件夹里的话,日积月累,所占的空间就非常可观了,当我的文档占的硬盘空间加系统占的空间超过一定限度时候,系统将罢工,不为你工作。    硬盘既然分了区,为什么不把每一个分区充分利用起来?C盘是系统盘,那D盘是不是可以专放你下载的软件?有一些朋友是下载了软件的安装文件,使用以后扔掉了,说是节省硬盘空间,当叫她查看电脑硬盘还有多少空间时候,硬盘使用掉的空间还不到一半,现在大家的硬盘20G以下的非常少了,没必要扔掉象软件安装文件这样的有使用价值的文件,假如实在没空间,扔掉一些图片,音乐文件。软件文件下载比较麻烦,版本型号和注册资料没了想找需要时间和精力,而且在系统安装以后需要这一些文件来武装自己电脑,是不可缺少的基本保存文件。    在保存这一些使用软件的安装文件时候就有怎么样管理的讲究,软件有许多种类,是不是可以分类保存,一个文件夹保存同一类型的软件,一般可以分系统使用软件,图形图象软件,多媒体软件,网络应用软件。假如我们是这样分类,每一个类型做一个文件夹来保存,然后在这个主文件夹里为每一个软件都做一个文件夹,保存每一个文件。有朋友说太麻烦了,其实做一个文件夹所费的时间精力远没混在一起再区分出来的多。我们下载的软件往往是一个压缩文件,象仅仅一个exe安装执行文件的软件还不太多见。一个压缩文件当你把它解压缩以后,可能就是一个说明和一个exe执行安装文件,有的是一大堆的文件,假如不是一个个把它分文件夹保存,你在解压缩以后就难分清,假如解压缩多个这样的文件以后,谁说他有能力把这一些文件分清楚?我不能,恐怕没人可以分清(一个office2003解压缩后产生的文件有78个)。下载的软件是压缩文件,在解压缩以后这个压缩文件已经没用了,保存解压缩出来的文件,扔掉这个压缩包,这才是节省硬盘空间的事情,压缩文件和解压缩出来的文件是双份文件,没保存双份文件的必要,假如没自带的注册文件,你自己使用记事本保存注册码,序列号,这样在使用这个文件时候就不要到处找注册码了。    在电脑里保存的文件除了软件的安装文件外,其他文件的种类基本有图片文件,文档文件,音乐文件,视频文件,教材文件等。这一些文件中文档最小,然后是图片,再大一点是音乐文件,最大的是视频文件。我们可以把不同的文件类型分类存放在不同的硬盘分区,在分区里还是需要做不同的文件夹来分类保存文件。假如图片文件可以分旅游照片,网友照片,花卉竹片......。音乐文件可以分流行音乐,民乐,卡拉OK......,教材文件可以按其种类分,如图形图象教材,音频处理教材,基础使用教材。总之把文件归类保存,便于寻找。    文档文件的保存的属性需要告诉大家,文件属性有只读.存档,隐藏3个属性,存档的文档可以改写它的内容,只读文档不能改写内容,假如你把存档的记事本改成只读,那你就不能改动它的内容,这个属性可以使用为防内容改写。至于隐藏,当你保存以后在电脑分区,文件夹里是看不到这个文件的,只有当你设置开始--控制面板--文件夹选项--查看--隐藏文件和文件夹--选中显示所以文件文件夹,应用,确定,这样才可以看到被你隐藏的文件夹或者文件。“只读”属性是为了防止因修改而产生数据丢失的一种措施,在必要的时候,它可以挽回因操作失误而造成的损失。“隐藏”属性可以使文件在文件列表中无法发现,能够防止因误操作而被删除,还带有一定保密功能。 来源wmmhy.vip.oldkids.cn/images/wy/jc.17.htm
 
如何管理电脑文件
成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处,这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部,在电脑的桌面上,在“资源管理器”中,也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率,当许多人面临这个问题时,认为硬盘空间又不够了,电脑性能又不跟不上了,需要再换一台新的电脑了。事实上,我们真正需要的是坐下来,好好花时间将电脑里的文件真正管理起来,会为自己日后省下更多的时间。  文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取,所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来,放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理,从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要按照自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹,都要规范化地命名,并放入最合适的文件夹中。这样,当我们需要什么文件时,就知道到哪里去寻找。这种方法,对于相当数量的人来说,并不是一件轻松的事,因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面,我们将帮你制订一套分类管理的原则,并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧,这些技巧并不是教条,可能并不适合你,但无论如何你必须要有自己的规则,并坚持下来,形成习惯。  第一招 发挥我的文档的作用   有很多理由让我们好好地利用“我的文档”,它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到,有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录,也可以创建自己的目录,将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘,在重装系统时可能会误删除的问题,可以在非系统盘建立一个目录,然后右击桌面上的“我的文档”,选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中,单击目标文件夹下的“移动”按钮,然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作,再重新指向此文件夹即可,即安全又便捷。  小提示:如果你使用Windows
2000/XP,则移动“我的文档”文件夹时,其下的所有文件会自动移过去,但如果你使用Windows
9x,则需要手工将C:/My
Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中,否则可能会丢失数据。  第二招 建立最适合自己的文件夹结构  文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如,有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师,就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。  同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名,同类的文件最好存储在同一目录,如图片目录用image,多媒体目录用media,文档用doc等等,简洁易懂,一目了然,而且方便用一个软件打开。这样,当我们想要找到一个文件时,能立刻想到它可能保存的地方。  第三招 控制文件夹与文件的数目  文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面,如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。  第四招 注意结构的级数   分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览的效率就会越低,建议整个结构最好控制在二、三级。另外,级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别,级别就越高,比如负责多媒体栏目的编辑,那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹,老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹,也应当是一级文件夹。文件夹的数目,文件夹里文件的数目以及文件夹的层级,往往不能两全,我们只能找一个最佳的结合点。 第五招 文件和文件夹的命名  为文件和文件夹取一个好名字至关重要,但什么是好名字,却没有固定的含义,以最短的词句描述此文件夹类别和作用,能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容,能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时,肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松,但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时,相信你会坚持不懈地执行下去。  另外,从排序的角度上来说,我们常用的文件夹或文件在起名时,可以加一些特殊的标示符,让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说,要访问次数多得多时,笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”,这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面,而相对次要但也经常访问的,就可以加上“2”或“★★”,以此类推。  此外,文件名要力求简短,虽然Windows已经支持长文件名了,但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。  第六招 注意分开要处理的与已经完成的   如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起,如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块,那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件,备份该备份的,删除不需要的,是一个良好的习惯。以老师为例,上学期教授课程的教案与资料,本学期使用的频率会非常小,所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中,甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档,因为要经常访问,最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说,一个学期就是一个周期,过一个周期,就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说,也有不同的周期,我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。  小提示:为了数据安全,及时备份是必需要的,有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》,及时备份文件并删除不需要再使用的文件。  第七招 发挥快捷方式的便利  如果我们经常要快速访问文件或文件夹,那可以右击选择“创建快捷方式”,再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然,当文件和文件夹不再需要经常访问时,你需要及时将快捷方式删除,以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。  第八招 现在开始与长期坚持  建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档,这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率,节省我们已经很有限的时间。  如果你现在就开始,那请首先拿出一张纸,明了你的信息类别,明确准备创建的文件夹个数与位置,还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作,而且要在以后操作中克服自己的陋习。  也许开头会很难,也许规则会很繁琐,但相信过不了多久,你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹,并享受高效管理带来的快乐了
 
如何整理电脑中的文件
原文:How to Organize Your Computer 如果你的电脑里有很多图片,文档以及其他的文件,它们可能会非常杂乱,你找的时候很不方便。所以,为了自己使用电脑的方便,最好按照下面的方法合理整理、分组你的文件。下面的介绍是以 Windows 操作系统为例,不过,这种方法同样适合其他的操作系统: 
1.      
了解容易混乱的几个地方 首先需要了解系统中最容易变得混乱的几个区域,这样你才能开始有针对地整理。在 Windows 中,通常比较混乱的区域是:
1.     桌面(Desktop)
2.     我的文档(My Documents)
3.     系统中用户的文件夹(X:Documents and
Settings**)
4.     个人下载目录(X:Downloads)
2.    
找到并删除你不再需要的文件使用电脑时间长了以后,有很多文件是你不会再去使用的,把你确定不再使用的文件删除掉。
3.    
把通用的文件存放在一个大的目录例如,使用“我的文档”,或者自己新建一个文件夹,把所有同类的文件和文件夹放在这一个大的文件夹内。这样方便备份和查找。
4.    
创建其他一些目录分类存放文件根据自己使用的习惯和要求,创建一些有意义的目录,这些目录分别存放相应分类的文件(夹)。例如,你可以在磁盘根目录或者某一个总的文件夹内,再创建“工作”、“个人”、“朋友”、“家庭”等分类。你也可以按照日期和时间,相关的人、活动事件,文件类型,地点等等分类。只要让目录看起来更容易识别,方便你找到即可。
5.    
创建子目录合理存放文件在已经分好类的文件夹中,如果文件还是很多的情况下,要尽量根据文件的属性,创建一些子目录,然后把相关的文件分别存放到子目录中。创建子目录要注意的问题是,不要创建层次很深的目录结构,这样反而会使查找更困难。
6.    
对整理的文件进行排序有的时候,你的文件名可能是一些毫无意义的名字,例如,你从网上下载的歌曲名称,有时候会是一些毫无意义的数字。通过排序和重命名,重新整理文件夹中的文件,使他们看起来更整洁,一目了然。
7.    
整理你的快捷方式电脑使用时间长了以后,在“桌面”、“开始菜单”和“快速启动”栏里会有很多很乱的快捷方式。这些快捷方式你不可能都需要吧?在“快速启动”栏里只需保留你最常用的几个快捷方式(例如:internet,我的文档,word,excel)。把其他多余的快捷方式从“开始”菜单中拖到桌面,然后,在桌面新建一个文件夹,存放桌面上的所有的快捷方式。打开这个文件夹,删除不需要的快捷方式,只保留常用的。这样,你的桌面和开始菜单看起来或更清爽,反应速度也会更快。
8.    
最重要的一点在你下载文件或者新建文件时,不要图方便,都放到了桌面。确保你把它们都放在了有意义的文件夹中,这样才能避免混乱,保持电脑的整洁有序。
技巧: 
·        
在你操作完上面的步骤后,你应该执行一下“磁盘碎片整理”,因为你整理文件的过程中,文件的索引会改变,磁盘会产生很多的碎片文件。
·        
使用 Ctrl 或者 Shift 键,方便选择多个文件,进行删除和移动的操作。
·        
如果使用 Shift +
Delete 组合键,会彻底删除文件而不进入回收站。如果回收站满了的话,再删除文件就会直接删除。
·        
如果你的“快速启动”栏没有在使用,可以右键单击任务栏,在菜单中选中 “工具栏” — “快速启动”。
·        
你可以在“开始”菜单中,打开“所有程序”,右键点击打开的开始菜单,在弹出的菜单中,点击“按名称排序”,这样可以对开始菜单中的快捷方式进行排序。
·        
整理桌面的快捷方式,你可以借助Windows桌面清理,看看哪些快捷方式最少被使用,然后再整理。
·        
在整理完系统后,你也可以借助其他的系统清理软件,清除系统运行时产生的垃圾文件,这样可以让系统更快地运行。
警告: 
·        
不要删除你还会使用的文件
·        
不要删除其他用户或属于其他人的文件
·        
不要删除重要文件(夹),例如
C:WINDOWS 或者 Documents and
settings 目录
·        
不要删除注册表项和系统文件
·        
不要试图去整理文件(夹)名为Temp 或者 Temporary的文件,因为这些是系统或者应用软件使用过程中存放临时文件的地方,这里的文件其实并不需要整理。如果你非要去重新排序,按照分类整理,估计会花上你够长的时间。
来源 hi.baidu.com/c_botong/blog/item/8a0279ec43cd09d52f2e215e.html
如何将电脑中的文件归类
不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况:你的老板站在你的面前让你马上提交文件时,你却发现它不见了,坐在那里绝望的寻找;或者是为了找到现状报告不得不让客户在电话另一端的客户等上好几分钟。  如果你有过这样的经历的话,你就会体会到,尽管你平日里工作有条不紊,深受老板和客户的赞许,但就因为这个关键时刻的遭遇,他们会感到很失望。倘若你的工作是帮助别人的话,要是你需要的信息总是找不到,会浪费别人多少时间啊。  想象一下,当别人问起某事时,你微笑着,从容地打开一个非常有条理的文件编排系统,径直取出文件,快速给出答案。这真的令人映像深刻!你必须把它归功于高效的文件编排归档方法,不管这听起来有多么枯燥无趣。节约时间  在一个典型的工作日里,我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理,通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够,以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。  然而,实际情况往往是我们浪费自己的时间(很多时候也是别人的时间)四处寻找数据,而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作,我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。有效管理信息  当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时,很容易就想把它暂时放起来;心里还想:嗯,看起来蛮有意思的,等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的,直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿,这种邮件越积越多,越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们,更不用说当你工作计划繁忙,有很多其他有压力的事情的时候了。  你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料,因为你忘了文件的名字,甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢?改进一下文件管理方法吧。高效的文件管理方法  管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是:把文件装进分类的文件夹里,并且尽量以一种自己能明白的顺序。  下面提供几个关于处理文件的小技巧:  *不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容,只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便;而且它们还会影响电脑的运行速度。---所以保存文件之前先筛选一下。  *给你的文件和文件夹统一命名。例如:可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有,我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。  *把有关的文件存在一起,而不去管他们的格式。举个例子:把与同一个项目有关的word文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt,另一个装所有的spreadsheet等等。这样,找某个特定项目的各种附件将更加快捷。  *把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了,再移到合适的地方去分类存放,然后再定期的(例如每周或者每两周)把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。  *不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹,多到整个屏幕都显示不下,还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹,列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单,这样便于今后提取。比如:你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders,你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales
presentations"和"Delta Traders contracts."这样的方式使子文件夹显得有条理,而不是一堆文件清单堆在一起。  说到这里,还有一个需要注意的小要点,如果子文件夹的文件少于五个的话,那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。  *记得备份你的文件归档系统。再强调一遍:这个听起来有点枯燥,但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份,再给文档信息包括联系人都做备份。(ps:我备份数据的那个40G硬盘坏了。血泪史——乌龙)按行动先后次序整理  利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级,提高效率。  *按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的,例如:一个文件夹命名为”Guidelines 12Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。(如果你做跨国工作的,这个日期有时候写作121007,容易混淆!)  *很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如:"Delta Traders contract v1"和 "Delta Traders contract v2."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。  tips:如果你的文件是几个人共同管理的,你必须特别注意一下版本问题:如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人  把版本号放在文件名一起的同时,还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者,还有,如果有的话,修改类型也要标注。  *使用”记事本“文件。记事本文件,也就是所谓的”43文件夹“方案,是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候,打开那天所对应的文件夹,把文件全部放到桌面上或者放到“today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作,那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务,也可以作日记本用。  对于任何一个高效方便的文件归档系统来说,适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以,没有一个万能的方法去做归档,你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。  要点:  你是否经常因为在成堆的零碎文件里找资料而浪费很多时间?当面对压力时,你能不能很快找到你要的信息?花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣,也会给你带来很多压力。这些简单的关于文件归档整理的技巧可以教会你如何整理信息并保存它们。  把它变成你生活的一部分:  我们知道这个很枯燥,但是你知道你必须这样做!  下周抽出一个小时时间,建立起一套适合你的文件归档系统吧!原文作者:Mind
Tools原文链接:The
Art of Filing译者:Dean Lee来源blog.gzauto.edu.cn/?p=189
 
如何有条不紊的整理电脑中的资料
不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况:你的老板站在你的面前让你马上提交文件时,你却发现它不见了,坐在那里绝望的寻找;或者是为了找到现状报告不得不让客户在电话另一端的客户等上好几分钟。  如果你有过这样的经历的话,你就会体会到,尽管你平日里工作有条不紊,深受老板和客户的赞许,但就因为这个关键时刻的遭遇,他们会感到很失望。倘若你的工作是帮助别人的话,要是你需要的信息总是找不到,会浪费别人多少时间啊。  想象一下,当别人问起某事时,你微笑着,从容地打开一个非常有条理的文件编排系统,径直取出文件,快速给出答案。这真的令人映像深刻!你必须把它归功于高效的文件编排归档方法,不管这听起来有多么枯燥无趣。节约时间  在一个典型的工作日里,我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理,通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够,以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。  然而,实际情况往往是我们浪费自己的时间(很多时候也是别人的时间)四处寻找数据,而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作,我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。有效管理信息  当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时,很容易就想把它暂时放起来;心里还想:嗯,看起来蛮有意思的,等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的,直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿,这种邮件越积越多,越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们,更不用说当你工作计划繁忙,有很多其他有压力的事情的时候了。  你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料,因为你忘了文件的名字,甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢?改进一下文件管理方法吧。高效的文件管理方法  管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是:把文件装进分类的文件夹里,并且尽量以一种自己能明白的顺序。  下面提供几个关于处理文件的小技巧:  *不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容,只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便;而且它们还会影响电脑的运行速度。---所以保存文件之前先筛选一下。  *给你的文件和文件夹统一命名。例如:可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有,我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。  *把有关的文件存在一起,而不去管他们的格式。举个例子:把与同一个项目有关的word文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt,另一个装所有的spreadsheet等等。这样,找某个特定项目的各种附件将更加快捷。  *把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了,再移到合适的地方去分类存放,然后再定期的(例如每周或者每两周)把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。  *不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹,多到整个屏幕都显示不下,还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹,列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单,这样便于今后提取。比如:你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders,你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."这样的方式使子文件夹显得有条理,而不是一堆文件清单堆在一起。  说到这里,还有一个需要注意的小要点,如果子文件夹的文件少于五个的话,那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。  *记得备份你的文件归档系统。再强调一遍:这个听起来有点枯燥,但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份,再给文档信息包括联系人都做备份。(ps:我备份数据的那个40G硬盘坏了。血泪史——乌龙)按行动先后次序整理  利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级,提高效率。  *按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的,例如:一个文件夹命名为”Guidelines 12Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。(如果你做跨国工作的,这个日期有时候写作121007,容易混淆!)  *很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如:"Delta Traders contract v1"和 "Delta Traders contract v2."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。  tips:如果你的文件是几个人共同管理的,你必须特别注意一下版本问题:如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人  把版本号放在文件名一起的同时,还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者,还有,如果有的话,修改类型也要标注。  *使用”记事本“文件。记事本文件,也就是所谓的”43文件夹“方案,是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候,打开那天所对应的文件夹,把文件全部放到桌面上或者放到“today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作,那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务,也可以作日记本用。  对于任何一个高效方便的文件归档系统来说,适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以,没有一个万能的方法去做归档,你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。  要点:  你是否经常因为在成堆的零碎文件里找资料而浪费很多时间?当面对压力时,你能不能很快找到你要的信息?花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣,也会给你带来很多压力。这些简单的关于文件归档整理的技巧可以教会你如何整理信息并保存它们。  把它变成你生活的一部分:  我们知道这个很枯燥,但是你知道你必须这样做!  下周抽出一个小时时间,建立起一套适合你的文件归档系统吧!原文作者:Mind Tools原文链接:The
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如何有条不紊地整理电脑资料?
电脑的存储空间,就像个房间,东西多了,如果摆设不当,一眼看上去就有点乱麻麻的感觉,给人一种不修边幅的印象! 
      这两者存在一定的关联,如果是自己的房间,平时摆设东西不咋样,势必有这种可能,那就是,电脑里面的文件资料也是乱糟糟的!
        不过俺例外,俺的房间,物品摆放实在是真正的“男子汉”型的,书摆到碗上面,烟灰弹到盆里面,垃圾从门外进…衣柜倾斜45度!亲戚来了,告诫一声“好好整理整理”;朋友来访,时常提示“别具一格”哦!
        但是俺告诉你,我的生活虽然不堪入目,但是我的电脑资料整理得非常有序,不敢说科学合理,但是也敢开口讲,井然有序!!!
        哈哈,下面我们就一起来学习一下如何整理电脑的资料吧,仅以个人的切身体会,给您提供点建议!
        首先,我们来认识一下存储设备!
        电脑存储设备分为内存储器和外存储器,一般,我们要保存的资料,都是存储在外存储器里面的,如电脑硬盘、移动硬盘、U盘、光盘、磁带、软盘(不太常用拉,这个)……等等!
        以上诸多存储设备,我们经常使用到的就是硬盘和U盘拉!直接储存到电脑里面的资料,是存放到硬盘的!下面以硬盘为例子,详解如何科学的整理电脑资料!
        如下图:这是常见的通用的标准的电脑硬盘盘符!         一般情况下,常见的计算机,只有一个硬盘,为了存储的方便,在安装系统的时候,就会将一整个硬盘划分为多个存储区域,如上图的C、D、E、F……等以此类推,即,化整为散,或称,化面为点;从结构上来讲,点构成面;散者,合为整也!
        我们用来用去,都是在使用同一个硬盘而已;但是,通过分区,化出不同的区域,大大的有利于文件的存储和符合人的逻辑思维!
        除此之外,我们极有可能还看到其他盘符,如光驱,上图显示的为“DVD驱动器(H:)”;如果您插入了U盘或MP3之类的存储设备,就可以看到“可移动磁盘…”等信息!如果您的计算机还带个软器,那么,还可以看到“A:”这样的盘符,但是目前已少见了,因为U盘已逐渐或完全取代了软盘!
       针对诸多的盘符,我们该如何利用呢?
        总的原则只有一个,那就是分门别类;同类的文件放到一个地方,同类的文件又根据存储时间、用途、使用频率等,存放到更小的一个地方!整个过程我们可以打这样的一个比方:不同的文件类型我们使用不同的树种来表示,同种树生长在同一个地方,同种树之间又存在大树、小树、不大不小树等区别;树种代表文件类型,同种树之间的差异代表同种文件的归类,每一棵树就是一个归类;大中小树构成了树种,每种树种就是一片林子;琳琅满目的林子,就构成了森林,这森林就是我们的硬盘洛!
        看似有点复杂,貌似乱得有点晕,其实不然,下面给您介绍一下,您的思维就浅析了!
        一般,系统文件是安装在C盘的,程序文件安装在D盘,其他的非程序或系统文件的资料,就存储到其他的盘符!
        如下图,D盘里面,仅安装程序;可以先在D盘根目录建立一个总的文件夹,如“SoftWare”,中文意思是软件之意;         之后,又在其内部建立各种欲安装软件的文件夹,如下图!         每种安装文件对应一个文件夹,分别独立安装到对应的目录里面,如此一来,对于管理而言,就起到事半功倍拉!
        至于平时常用的资料,我们可以存放到其他盘符,下面俺再介绍个!
        俺的音乐文件,是放到F盘里面的,取个总的文件夹,名称是“Popular-Music”,流行音乐哦!之后,在其内部建立多个文件夹,分别存放不同歌星或歌手的音乐!         如上图,哪个毛歌星的音乐,就存放到他(她)的目录里面,这样,不至于造成查找上的不便!
        原理是这样的,先建立一个根、总目录,即文件夹的意思,之后又在其内容建立多个子目录,再往里面放资料,足矣!这有点像一颗树,先从主干开始,再到分枝,文件越多,分枝当然就越多了!
        以上纯属个人的习惯,至于如何整理您的资料,这个完全由您来决定,您可以将一个毛片和一个教育片放到一起,也不足为奇,没人会笑话您的!
        建立根目录,建立子目录,一切的一切,完全自行搞定,旁人只可看不可多言!
        不过,掌握点科学方法,有百利而无一害!(哈哈,回头一看,想不到俺的废话还毛多毛多的)
 
文件分类的技术(翻译的下文)
不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况:你的老板站在你的面前让你马上提交文件时,你却发现它不见了;或者是为了找到需要的报告不得不让在电话另一端的客户等上好几分钟。
如果你有过这样的经历的话,你就会体会到,尽管你平日里工作有条不紊,深受老板和客户的赞许,可就因为这个关键时刻的遭遇,而让他们倍感失望。倘若你的工作是帮助别人的话,要是你需要的信息总是找不到,该会浪费别人多少时间啊。
想象一下,当别人问起某事时,你微笑着,从容地打开一个非常有条理的文件编排系统,径直取出文件,快速给出答案。这真的令人映像深刻!你必须把它归功于高效的文件编排归档方法,不管这听起来有多么枯燥无趣。
·      节约时间
在一个典型的工作日里,我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理,通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够,以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。
然而,实际情况往往是我们浪费自己的时间(很多时候也是别人的时间)四处寻找数据,而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作,我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。
·      有效管理信息
当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时,很容易就想把它暂时放起来;心里还想:嗯,看起来蛮有意思的,等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的,直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿,这种邮件越积越多,越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们,更不用说当你工作计划繁忙,有很多其他有压力的事情的时候了。
你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料,因为你忘了文件的名字,甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢?改进一下文件管理方法吧。
·      高效的文件管理方法
管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是:把文件装进分类的文件夹里,并且尽量以一种自己能明白的顺序。
下面提供几个关于处理文件的小技巧:
·     
不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容,只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便;而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。
·     
给你的文件和文件夹统一命名。例如:可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有,我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。
·     
把有关的文件存在一起,而不去管他们的格式。举个例子:把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT,另一个装所有的Spreadsheet等等。这样,找某个特定项目的各种附件将更加快捷。
·     
把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了,再移到合适的地方去分类存放,然后再定期的(例如每周或者每两周)把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。
·     
不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹,多到整个屏幕都显示不下,还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目时——就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹,列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单,这样便于今后提取。比如:你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders,你就可以按照客户的姓名分成”Delta Traders sales presentations”和”Delta Traders contracts.”这样的方式使子文件夹显得有条理,而不是一堆文件清单堆在一起。说到这里,还有一个需要注意的小要点,如果子文件夹的文件少于五个的话,那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。
·     
在你的计算机上安装Google Desktop。如果可以的话(有时信息部门不容许这样),在你的计算机上安装google desktop。这个简洁的小软件建立一个桌面搜索引擎把你所有的文件和电子邮件都编进引索,这样你就能方便快速的找到它们了。当你需要找一些不容易被发现的文件时,尤其方便。
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记得备份你的文件归档系统。再强调一遍:这个听起来有点枯燥,但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份,再给文档信息包括联系人都做备份。
·     
按行动先后次序整理。利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级,提高效率。
·     
按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的,例如:一个文件夹命名为”Guidelines 12 Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。(如果你做跨国工作的,这个日期有时候写作121007,容易混淆!)
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很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如:”Delta Traders contract v1″和 “Delta Traders contract v2.”这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。如果你的文件是几个人共同管理的,你必须特别注意一下版本问题:如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人把版本号放在文件名一起的同时,还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者,还有,如果有的话,修改类型也要标注。
·     
使用“记事本”文件。记事本文件,也就是所谓的“43文件夹”方案,是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候,打开那天所对应的文件夹,把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作,那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务,也可以作日记本用。
对于任何一个高效方便的文件归档系统来说,适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以,没有一个万能的方法去做归档,你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。
花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣,也会给你带来很多压力。采用这些简单的关于文件归档整理的技巧,建立一套适合自己的文件归档系统,应用于生活之中将让你生活更轻松。
电脑文件整理的招数(这个是采用软件管理方式—不推荐!)
懒人,从来都是不会经常整理文件的,不过时间一长,众多的文档分布在硬盘的各个角落,用目录进行整理保存,工作量大、查看起来也不方便且还会浪费不少的磁盘空闻;用压缩工具打包,尽管可以节约空间但是却无法直接编辑修改或查看压缩包中的文件。这些招,懒人怎么会用,他们自有妙招!再多再乱的文件也能整理得井井有条,关键是不费力哦!   
 懒招1,自动提取乱中取胜    小张起初将照片、Office文档、电影、音乐等文件一股脑地存放在某一个磁盘分区,刚开始文件少使用起来倒也方便,但随着时间的推移,文件数量剧增,每次找所需的文件都要瞪大眼睛,不过有了MY文档管理器(下载地址:www.skycn.com/soft/42340.html)就不用担心了。    第一步,下载MY文档管理器,解压到任意目录,直接双击其中的可执行性文件即可使用。依次单击“节点操作→添加节点”,分别添加多个节点,如“办公文档”、“电影”等分类,这样做的目的是方便归类。    第二步,在小张的F盘中的TEST目录下有众多的RM、MP3、JPG、DOC、TXT格式的文件,现在他要把JPG格式的文件提取到“照片”类别中。依次单击“系统配置→文件过滤”选项,打开Dialog对话框,输入“*.doc”,单击“添加”按钮,意思是过滤掉所有类型为“.DOC”的文件。然后按照同样的方法,将“*.txt”、“*.rm”、“*.MP3”一一添加进来。    第三步,双击左侧窗格中的“照片”节点,然后依次单击“记录操作→导入记录树”命令,在打开的对话框中单击浏览按钮,打开“F:\test”目录,单击“确定”按钮之后就可以将格式为JPG的文件提取出来并添加到“照片”节点中了。    懒招2,不同的电脑统一的管理    小张是电爱的Fans,工作之余常常为杂志写稿,他写完的和正在处理的稿件一般都存在一个稿件文件夹里。不过时间一长,家里的电脑(PC1)和单位的电脑(PC2)上都有这个文件夹。时常需要通过移动硬盘(U盘)在两台电脑之间传递,使用和管理都很不方便。不过他现在用优盘就可以统一管理了。    第一步,将上文提到的那个MY文档管理器解压后直接拷贝到优盘上。把优盘插到PC1上,并运行软件,依次单击“记录操作→导入记录树”命令,在随后弹出的对话框中设置好“稿件”文件夹的根目录,将“导入深度”设置为“5”,单击“确定”后,稍等片刻,软件就把PC1上的“稿件”导入到MY文档管理器中。    小提示:通过这种方式导入到程序中的仅仅是文件的路径、文件名等属性信息,并不是文件本身。    第二步,把优盘插到PC2上,按照同样的方法导入PC2上的“稿件”文件。以后要编辑“稿件”里的文件,你自己根本不用记住哪台电脑的哪个路径,只要把优盘插入到电脑,运行MY文档管理器,就可以直接编辑了。    第三步,为方便在异地使用,小张决定为当前正在处理的稿件增加一个副本。在需要异地处理的稿件上右键单击,选择“复制文件到(自动添加副本)”命令,在弹出的对话框中将保存目录设置为优盘上的某个目录即可。这样,就可以在优盘上编辑PC1或PC2的稿件了。    小提示:对于PC1、PC2上的同名文件,MY文档管理器以不同的磁盘号+文件路径来标识文件记录,因此,对于不同电脑上的同名文件,甚至是路径和文件名完全相同的文件,程序也可以准确识别哪个是哪个。    懒招3多种文件批量移动    要将文件管理得井然有序,就免不了要进行复制、删除、移动等等操作,如果一个个进行操作,工作量是非常巨大的。这时我们就需要借助于Belvedere Automated File Manager(下载地址:lifehacker.com/assets/resources/2008/03/Belvedere%200.3.exe)进行批量操作了。例如我们想把“F:\test”目录中的所有照片移动到F盘中的“北京游照片”目录中,可以按以下方法进行。    第一步,建立“F:\test”目录后在“rule”一栏中,单击“+”按钮,建立一个规则。在“Descriptior”文本框中为当前规则起一个名字如“批量整理移动”。单击第一个下拉列表,在这里可以选择Name(文件名)、Extension(扩展名)、Size(大小)等进行操作,这里选择扩展名“Extension”。单击第二个下拉列表,在这里设置的是操作条件,有is(是)、is not(不是)、contains(包含)等操作可供选择,这里选择的是“is”。接下来,在最后的文本框中输入图片文件的扩展名,示例中是“JPG”。定义的规则合起来的意思就是“扩展名是JPG”。    第二步,在“Do the following”区域设置操作动作,单击第一个下拉列表进行操作动作的选择,有“Move file(移动)、Rename file(重命名)、Delete file(删除)”等动作可供选择,我们要批量移动,那就选择重命名“Move file(移动文件)”。接下来,单击后面的按钮选择“F:\北京游照片”目录。    第三步,规则设置完毕,单击“Test”按钮应用规则,程序即可一次性地将所有扩展名为“JPG”的图片文件移动到“F:\北京游照片”目录中了。    懒招4提纲挈领一点即得    在前面几大懒招的帮助下,你电脑里的文件应该已经有点类别了吧。如果从此想告别懒人的生活,那就要养成管理文件的好习惯了。    第一步,在你保存资料的电脑分区中,要接类别建立多个文件夹,可以按用途分为:学习、娱乐、暂存、工作、下载,在娱乐下又可以建立二级目录:电影、歌曲、动画等。也可以按照常见的文件性质进行分类,例如分为:图片、电影、电子书、安装文件等,当然也可以按照你的需要再建立二级目录,以后每有文件需要保存就按这个类别保存到相应的目录。    第二步,虽然现在已经把文件分门别类存放了,但时间长了,目录太深,一层一层查找也很麻烦的,在EXCEL里建一个目录就可以统一管理了。运行EXCEL后,新建一个表格,然后按照我们的分类方式隔行输入:图片、电影、电子书,在图片分类下再建立二级目录名,例如明星、汽车、壁纸等。   第三步,右键单击“图片文字”,选择“超链接”,在弹出的对话框中选择电脑里图片目录文件夹,单击“确定”后EXCEL里的“图片”文字就变成彩色。用同样的方法为一级目录的“电影、电子书”和二级目录的“明星、汽车、壁纸”等添加超链接。然后将这个EXCEL文件命名为文件目录,保存到桌面上,以后打开这个文档,直接单击相应的文字,比如单击“壁纸”,就可以切换到壁纸文件夹了。    小提示:如果要更改某个超链接,直接右键单击该文字,选择“编辑超链接”就可以了。来源 www.officeba.com.cn/news/htmldata/detail/2008/7/12/416.html

文件如何分类二:常见公文分类【公文种类】【2017最新】


  根据2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》,公文可分为15个种类。
  纵观15种行政机关公文文种的定义,都是从文种的性质及范围来铨释的。所谓“性质”,即表明了这个文种可用来做什么的本质特征。所谓“范围”,表明了这个文种对上对下、对人对事的所属性。从定义的内容来看,并不是把一个文种都只写成一种公文体式。也就是说,公文文种定“种”,文种定义内容定“类”,也就是“种”与“类”之争。
  我们分别看看15个行政机关公文文种,每“种”公文按定义所述的内容的性质及范围,可分别分为多少类?
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
  根据“决定”定义的内容,可分为重要事项的决定、重大行动做出安排的决定、奖励的决定、惩治的决定、变更下级机关的决定、撤销下级机关不适当的决定事项的决定等6类来行文。依次如:1995年12月28日通过的《全国人民代表大会常务委员会关于召开第八届全国人民代表大会第四次会议的决定》、《中共中央国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定》、国发〔2008〕2号《国务院关于2007年度国家科学技术奖励的决定》、国发〔1996〕4号《国务院关于坚决打击骗取出口退税、严厉惩治金融和财税领域违法乱纪行为的决定》、2006-1-19广东省《深圳市人民政府关于食品生产加工环节卫生监管机关变更的决定》、2007《厦门市人民政府关于废止、宣布失效、修改部分市政府规章的决定》。
(三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
  根据“命令(令)” 定义的内容,可分为公布行政法规的命令、公布行政规章的命令、宣布施行重大强制性行政措施的命令、有关单位的嘉奖令、有关人员的嘉奖令等5类,行文至少就应写成5种公文体式。公布行政法规,由于行政法规包括:条例、规定、办法、细则等文种,那么,公布行政法规命令,也应包括公布条例、规定、办法、细则等4种体式的命令来行文。可见,命令(令)可分为 9种公文体式来行文。
  如1:公布行政法规的命令,如:国务院令第499号,公布《中华人民共和国行政复议法实施条例》;2005年5月11日国务院第89次常务会议通过 2005年5月19日中华人民共和国国务院令第435号,公布《国务院实施<中华人民共和国民族区域自治法>若干规定》;国务院令第384号,公布《海关关衔标志式样和佩带办法》;国务院令第306号,公布《中华人民共和国专利法实施细则》等。根据《中华人民共和国宪法》的规定,只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令,其他任何单位和个人均不得发布命令。
  如2:公布行政规章命令。行政规章是指国务院各部、委和省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和国务院批准的较大的市的人民政府为了管理国家行政事务所制定的法律规范性文件。行政规章除规定、办法兼用作规章文种外,其他规章文种有章程、细则、制度、规则、规程、守则、准则等文种。那么,公布行政规章的命令,也应包括公布规定、办法、章程、细则、制度、规则、准则、通则等8个文种对命令体式来行文。如:2006年12月28日,郑州市政府以第156号令公布的《郑州市嵩山古建筑群保护管理规定》;中华人民共和国教育部令第21号公布的《普通高等学校学生管理规定》;中华人民共和国交通部令(2005年第2号)公布的《港口工程竣工验收办法》;1990年8月24日国家技术监督局第7号令发布《全国专业标准化技术委员会章程》;2006年12月13日,郑州市政府以第153号令公布的《郑州市城市园林绿化建设管理条例实施细则》;1959年6月25日, 国务院发布《关于统一计量制度的命令》;中华人民共和国交通部令(2005年第1号)公布的《中华人民共和国内河船舶船员适任考试发证规则》; 1992年3月18日中华人民共和国国务院令第95号公布《企业会计准则》;1992年11月16日国务院批准 1992年11月30日财政部令第5号公布《企业财务通则》。
  如3:宣布施行重大强制性行政措施的命令。如国务院、中央军委联合行文的《国务院,中央军委2005年冬季征兵命令》。
  如4:嘉奖令。有关单位的嘉奖令,如驻马店市人民政府驻政〔2007〕13号《关于对平舆县成功创建国家卫生县城的嘉奖令》、有关人员的嘉奖令,如2007-11-3 10《 国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》。
(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
  根据"公告"定义的内容,可分为宣布重要事项的公告、宣布法定事项的公告2类行文。如:《旬阳县人民政府机关搬迁公告》、《和静县第十五届人大一次会议选举结果公告》。
(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
  根据"通告"定义的内容,可分为公布社会各有关方面应当的遵守的事项的通告、公布社会各有关方面应当周知的事项的通告等2类行文。如:《××市人民政府关于坚持清理非法占道经营的通告》、《广州市公安局关于洛溪大桥交通管理规定的通告》。
(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
  根据"意见"定义的内容,可分为对重要问题提出见解的意见、对重要问题提出处理办法的意见等2种类型来行文。如:2008年《中共成都市委、成都市人民政府关于促进进城务工农村劳动者向城镇居民转变的意见》、2007-3-5广东省惠州市人民政府《惠州市人民政府关于贯彻落实广东省森林林木林地权属争议调解处理办法的意见》。
(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
  根据"通知"定义的内容,可分为批转下级机关公文的通知、转发上级机关公文的通知、转发不相隶属机关的公文的通知、传达要求下级机关办理事项的通知、需要有关单位周知的事项通知、需要有关单位执行的事项通知、任职通知、免职通知等8类来行文。依次如:2005年《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》、厦经普办〔2005〕4号,《关于转发<关于公布实施福建省第一次全国经济普查简易执法程序若干规定(试行)的通知>的通知 》、《国务院办公厅转发国家工商局、公安部、中国人民银行<关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见>的通知》、《民政部办公厅<关于进一步做好民政系统安全工作的紧急通知>的通知 》、《劳动人事部关于设立"劳动保护科学技术进步奖" 的通知》、浙政办发〔2007〕38号,浙江省政府办公厅《关于开展规章和行政规范性文件清理工作的通知》、吉政干任〔2005〕72号吉林省人民政府《关于王刚任职的通知》、2007年4月28日临澧县临人常发[2007] 05 号《关于郑大知同志的免职通知》。有时许多人任免同时进行,行文时可为合为"任免通知",如人劳公字[2007]155号《关于翁笑冰等6名同志职务任免的通知》。
(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
  根据"通报"定义的内容,可分为表彰先进的通报、批评错误的通报、传达重要精神的通报、传达重要情况的通报等4类来行文。依次如:山西省水利厅晋水办[2003]620号《关于表彰2003年度全省水利宣传先进单位和政务信息先进单位的通报》、国务院办公厅《关于××省××市××县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报》、辽宁本溪市政府召开紧急会议《传达鸡西"9.30"特大事故通报》、中央五部委《经济责任审计情况通报》。
(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
  根据"报告"定义的内容,可分为汇报工作的报告、反映情况的报告、答复上级机关的询问的报告等3种类型来行文。如:黑龙江省人民政府办公厅《黑龙江省人民政府关于灾后住房重建工作意见的报告》、转发广东省人大常委会关于批准省人民政府《关于大力扶持山区文化建设抓紧改变山区群众文化生活贫乏落后状况议案的办理情况报告》、××市人民政府答复××省人民政府《关于××河水质污染状况的报告》。
(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
  根据"请示"定义的内容,可分为请求指示的请示、请求批准的请示等2种类型来行文。如:深圳市委、市人民政府向广东省人民政府《深圳市委、市人民政府关于清查处理深圳经济特区范围内私人建房情况的请示》、津市公安局向天津市政府《关于放宽出入境及在津落户条件广泛吸引国内外科技人才来我市工作的请示》。
(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。
  根据"批复"定义的内容,可分为答复下级机关的请示事项的批复等1种类型来行文。。如:国务院《国务院关于宁波市城市总体规划的批复》
(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
  根据"通报"定义的内容,可分为向同级人民代表大会提请审议事项的议案、向人民代表大会常务委员会提请审议事项的议案等2类来行文。如:武汉市人大常委会主任会议关于提请审议《武汉市人民代表大会代表议案和建议工作条例(草案)》的议案、根据委员长会议的建议,即将进行的常委会会议将审议《国务院关于提请审议中国银行业监督管理委员会行使原由中国人民银行行使的监督管理职权的议案》。
(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
  根据"函"定义的内容,可分为商洽工作的函、询问的函、答复问题的函、请求批准的函、答复审批事项的函等5种类型来行文。如:《陕西省政府关于报送清理公款购买商业保险工作函》、××市文化局×文函〔2003〕54号《关于询问元宵节文化大集筹备情况的函》、《关于对市人大三届三次会议第146号建议的答复函》、罗府函〔2007〕13号《关于请求批准成立罗定肉桂地理标志产品保护申报办公室的函》、苏环函〔2008〕102号给铜山县人民政府《关于暂缓铜山县辖区内建设项目环评审批的函》。
(十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
  根据"会议纪要"定义的内容,可分为用于记载会议情况的会议纪要、用于传达会议情况的会议纪要、用于议定事项会议纪要等3种类型来行文。如:东莞市人民政府办公室〔2007〕60号《市政府工作会议纪要》、《、××省计划生育领导小组第×次全体成员会议纪要》、2006年1月1日至29日,重庆市政府《关于元旦、春节期间全市安全生产工作督查有关问题的会议纪要》。
 
  从上所述可以看出以下一些问题:
  一、行政机关公文15个文种,含有55个以上类型的行文体式。其中,每个类可以成为一种公文体式。个别的类型,还可形成多种体式。
  二、文种虽然是法定的“种”,其文种定义的内容包含着“类”,这些类往往被人们所忽视,也就是争论不休的根本原因。对各类的表述,可以具体,可以抽象,也可简捷。如:《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》是具体称呼的表述,“批转下级机关公文的通知” 是抽象的表述,“批转通知” 是简捷的表述。有时对简捷的“批转通知”可加一个“性”字,如“批转性通知”,这是因为文种定义是按“性质”来铨释的。这不同形式的表述是因使用的情况而定的,但“类”后应冠“文种”名称。
  三、文种各“类”是写作的具体体式(格式)。各类具体体式含有“文种”的共性,也有着每“类”个性,在表述中不能笼统而言。如“批转性通知”有“批示性”,写作中含有批语,如“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等批示性语言,其它类型的通知不一定有这一特性。又如“转发性通知”在执行过程中有着“不定性”。他得视行文者的要求和受文单位的实际情况而定,是“遵照执行”或“参照执行”,或受文单位没有必要执行。而其它类型的通知不一定有这一特性。
  对“类”的拟文,应是文秘人员及教授公文的教师把握的主体内容。因此,在熟之其“种”之后,更要熟知其“类”,包括这“类”的行文对象,所属范围,文体的特点,格式及每个环节应安排拟写的内容等等。
  四、行政机关公文的范围要明确,它包括国家主席、国务院、省、市、县、镇、乡等政府机关必须遵循其规范使用。但机关部门的专用文书不在此列。如公、检、法,财税等专用文书,那是机关部门专门的规定文书。也不包括企、事业单位使用的文书,企、事业单位是借用行政机关文书的某些文种行文和其它文书的文种来行文。也不包括中国共产党机关文书的文种和中国人民解放军机关文书的文种,那是因为他们的公文也有专门的规定。因此,行政机关公文中不能混用其它有关公文的文件及类型来拟文和举例等。
  五、行政机关公文是一种规范性强的公文,不能把某些公文与行政机关公文相同文种的事务文书等同于行政机关公文。如部门开会写个通知、有事写个报告、请示等等,又不按行政机关公文运转,也不按行文规范各个环节的格式撰文,都应视为行政机关内的事务文书,不能表述为行政机关公文。

文件如何分类三:看看电脑高手如何整理自己的文件的~ 分类


                看看电脑高手如何整理自己的文件的~
   每天最让人抓狂的事情就是,突然发现一个已经下了好久都下不下来的东西,居然正躺在你的硬盘的某个文件夹内,只是被自己遗忘了,见鬼~,只要按照以下八个规则去处理,以后就不会,至少不会经常出现这样的情况了,绝对可以在某种程度上提高你的效率哦~~
每天最让人抓狂的事情就是,突然发现一个已经下了好久都下不下来的东西,居然正躺在你的硬盘的某个文件夹内,只是被自己遗忘了,见鬼~,只要按照以下八个规则去处理,以后就不会,至少不会经常出现这样的情况了,绝对可以在某种程度上提高你的效率哦~~
     在电脑的内部,在电脑的桌面上,在“资源管理器”中,充斥着无序与混乱,这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率,当大家面临这个问题时,通常认为硬盘空间又不够了,电脑性能又不跟不上了,需要再换一台新的电脑了。事实上,我们真正需要的是坐下来,好好花时间将电脑里的文件真正管理起来,会为自己日后省下更多的时间。  文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取,所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来,放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理,从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要按照自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹,都要规范化地命名,并放入最合适的文件夹中。这样,当我们需要什么文件时,就知道到哪里去寻找。  这种方法,对于相当数量的人来说,并不是一件轻松的事,因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。  下面,我们将帮你制订一套分类管理的原则,并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧,这些技巧并不是教条,可能并不适合你,但无论如何你必须要有自己的规则,并坚持下来,形成习惯。一、发挥我的文档的作用  有很多理由让我们好好地利用“我的文档”,它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到,有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录,也可以创建自己的目录,将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘,在重装系统时可能会误删除的问题,可以在非系统盘建立一个目录,然后右击桌面上的“我的文档”,选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中,单击目标文件夹下的“移动”按钮,然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作,再重新指向此文件夹即可,即安全又便捷。  小提示:如果你使用Windows2000/XP,则移动“我的文档”文件夹时,其下的所有文件会自动移过去,但如果你使用Windows9x,则需要手工将C:\MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夹中,否则可能会丢失数据。二、建立最适合自己的文件夹结构  文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如,有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师,就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。  同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名,同类的文件最好存储在同一目录,如图片目录用image,多媒体目录用media,文档用doc等等,简洁易懂,一目了然,而且方便用一个软件打开。这样,当我们想要找到一个文件时,能立刻想到它可能保存的地方。三、控制文件夹与文件的数目  文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。  这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面,如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。四、注意结构的级数  分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览的效率就会越低,建议整个结构最好控制在二、三级。另外,级别最好与自己经常处理的信息相结合。  越常用的类别,级别就越高,比如负责多媒体栏目的编辑,那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹,老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹,也应当是一级文件夹。  文件夹的数目,文件夹里文件的数目以及文件夹的层级,往往不能两全,我们只能找一个最佳的结合点。五、文件和文件夹的命名  为文件和文件夹取一个好名字至关重要,但什么是好名字,却没有固定的含义,以最短的词句描述此文件夹类别和作用,能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容,能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时,肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松,但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时,相信你会坚持不懈地执行下去。  另外,从排序的角度上来说,我们常用的文件夹或文件在起名时,可以加一些特殊的标示符,让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说,要访问次数多得多时,笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”,这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面,而相对次要但也经常访问的,就可以加上“2”或“★★”,以此类推。  此外,文件名要力求简短,虽然Windows已经支持长文件名了,但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。六、注意分开要处理的与已经完成的  如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起,如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块,那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件,备份该备份的,删除不需要的6,是一个良好的习惯。以老师为例,上学期教授课程的教案与资料,本学期使用的频率会非常小,所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中,甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档,因为要经常访问,最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说,一个学期就是一个周期,过一个周期,就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说,也有不同的周期,我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。  小提示:为了数据安全,及时备份是必需要的,有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》,及时备份文件并删除不需要再使用的文件。七、发挥快捷方式的便利  如果我们经常要快速访问文件或文件夹,那可以右击选择“创建快捷方式”,2再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。  当然,当文件和文件夹不再需要经常访问时,你需要及时将快捷方式删除,以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。八、现在开始与长期坚持  建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档,这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率,节省我们已经很有限的时间。  如果你现在就开始,2那请首先拿出一张纸,明了你的信息类别,明确准备创建的文件夹个数与位置,还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作,而且要在以后操作中克服自己的陋习。  也许开头会很难,也许规则会很繁琐,但相信过不了多久,你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹,并享受高效管理带来的快乐了7。

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